RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX  DE LA SOCIÉTÉ D’HORTICULTURE DE SAINT-APOLLINAIRE

Les règlements généraux concernent le fonctionnement de la Société d’horticulture et d’écologie de Lotbinière, incorporée en vertu des dispositions de la Loi sur les sociétés d’horticulture  (Lois refondues du Québec,  1977,  chapitre S-27).

L’avis de formation de ladite société a été déposé au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales, sous le matricule 1145006251, le 29 août 1995.

Cette date constitue la date officielle de la formation de la Société.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 01 : Dénomination sociale

La dénomination sociale de la corporation est :

La SOCIÉTÉ D’HORTICULTURE D’ÉCOLOGIE DE LOTBINIÈRE, ci-après appelée : la Société.

Article 02 : Objet

L’objet de la Société est de regrouper les personnes intéressées à promouvoir l’horticulture et la protection de l’environnement et ainsi :

  • améliorer leurs connaissances en horticulture et en écologie;
  • contribuer à l’amélioration et à la protection de l’environnement.

Article 03 : Siège social

Le siège social de la Société est situé à l’adresse postale d’un des administrateurs ou administratrices et déterminé par le conseil d’administration de la Société.

Article 04 : Membres

La Société compte deux (2) catégories de membres, soit les membres actifs et les membres honoraires.

– Un membre actif est une personne qui acquit sa cotisation annuelle. Les personnes de moins de 18 ans qui résident chez un membre actif ont accès aux mêmes privilèges que ce dernier. Cependant, ils n’ont pas le droit de vote lors des assemblées générales.

Les membres honoraires sont les individus, organismes ou corporations que la Société veut honorer pour services rendus ou toute autre considération. Ils ne paient pas de cotisation annuelle. Tous les membres actifs peuvent soumettre la nomination d’un membre honoraire. Cette nomination doit être adoptée par la majorité des membres présents lors d’une assemblée générale annuelle.

Article 05 : Cotisation annuelle

Le montant de la cotisation annuelle est fixé lors de l’assemblée générale annuelle et payable au premier septembre de chaque année.

Article 06 : Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements de la Société ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la Société.

Avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit lui donner la possibilité de se faire entendre. En cas d’expulsion, la cotisation annuelle n’est pas remboursable.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 07: Composition

L’assemblée des membres est composée des membres de la Société.

Article 08 : Vote

Le vote est pris selon les règles suivantes :

  • chaque membre actif a droit à un vote;
  • le vote par procuration n’est pas autorisé;
  • le vote se prend à main levée, sauf s’il y a demande d’un vote secret par un membre de l’assemblée;
  • en cas d’égalité des voix, la présidente ou le président de la Société a droit à un vote prépondérant;
  • les membres honoraires ont le droit de parole, mais pas le droit de vote.

Article 09 : Quorum

Le quorum est de 15% du nombre de membres actifs de la Société.

Article 10 : Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle de la Société est tenue en février de chaque année. (S.R.1964,c.114,a,7).

L’avis de convocation signé par la présidente ou le président ou bien la ou le secrétaire, doit être envoyé par courriel, au moins dix (10) jours avant la date de ladite assemblée.  Le CA détermine la meilleure façon de faire parvenir la convocation.

Article 11 : Pouvoirs de l’assemblée des membres

L’assemblée des membres a le pouvoir :

  • d’élire les membres du conseil d’administration qui nommera les officières et officiers parmi les administratrices et administrateurs;
  • d’approuver les états financiers;
  • d’approuver les règlements et leurs amendements;
  • d’approuver les prévisions budgétaires;
  • d’approuver la cotisation annuelle;
  • d’approuver les politiques et les orientations de la Société.

Article 12 : Assemblée générale spéciale

L’assemblée générale spéciale a pour but de traiter d’un sujet spécifique touchant les affaires de la Société.

Elle est convoquée, par la secrétaire ou le secrétaire, à la demande du conseil d’administration ou d’au moins 15% des membres actifs de la Société.

Au moins dix (10) jours avant la date de ladite assemblée, l’avis de convocation est expédié aux membres. Le CA détermine la meilleure façon de faire parvenir la convocation.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 13 : Composition

Le conseil d’administration est composé de sept (7) administratrices et administrateurs élus par les membres actifs lors de l’assemblée générale annuelle.  Les administratrices et administrateurs doivent être majeurs et membres actifs de la Société.

Article 14 : Durée du mandat

La durée du mandat des administratrices et administrateurs est de deux années. Quatre postes sont en élection une année et trois, l’année suivante.

Article 15 : Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration a le pouvoir :

  • d’administrer les affaires de la Société;
  • d’approuver les politiques de fonctionnement;
  • de déterminer l’adresse du siège social;
  • d’allouer les budgets aux comités s’il y en a;
  • d’approuver le contenu et le format des activités

Article 16 : Assemblée du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit à la fréquence déterminée par les administratrices et administrateurs ou à la demande de la présidente ou du président.

Lors d’une réunion du conseil d’administration, la date de la prochaine réunion est déterminée.  Les membres absents sont avisés dans les jours suivant la réunion.

Le quorum est de quatre (4) administratrices et administrateurs.

Article 17 : Poste(s) vacant(s)

Les administrateurs et administratrices peuvent combler un ou des postes demeurés vacants au conseil d’administration suite à l’assemblée générale annuelle.

Suite à une démission au conseil d’administration les autres administratrices et administrateurs comblent le poste vacant. L’administratrice ou l’administrateur ainsi nommé poursuit le mandat de son prédécesseur ou sa prédécesseure  jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Article 18 : Démission

La démission d’un membre doit être signifiée par écrit à la secrétaire ou au secrétaire de la Société. Elle prend effet à la date de la réception par la secrétaire ou le secrétaire ou à la date précisée dans ledit avis.

Article 19 : Officières et officiers

Les officières et officiers de la Société sont nommés parmi les membres élus du conseil d’administration. Ce sont : la présidente ou le président, la vice-présidente ou le vice-président, la ou le secrétaire et la trésorière ou le trésorier.

Article 20 : Fonctions des officières et officiers

Les officières et officiers de la Société exercent les fonctions suivantes :

Présidente ou président

  • convoque et préside l’assemblée générale annuelle et les réunions du C.A.;
  • s’assure du suivi de tous les dossiers en cours;
  • s’assure du suivi des activités des comités;
  • représente la Société auprès de la FSHEQ et autres organismes;
  • fait le suivi du courrier pour informer toutes les personnes concernées;
  • prépare les ordres du jour de toutes les réunions;
  • répartit les tâches entre des membres du C.A.;
  • signe, avec la trésorière ou le trésorier, les chèques et autres effets de commerce de la Société.

Vice-présidente ou vice-président

  • remplace la présidente ou le président en son absence.

Secrétaire

  • assure le suivi de la correspondance de la Société;
  • rédige les comptes rendus des réunions et tient à jour les résolutions;
  • informe les responsables des comités qui ne sont pas des administratrices ou des administrateurs de la date de la tenue des rencontres du conseil d’administration;
  • assure les archives de la Société.

Trésorière ou trésorier

  • reçoit l’argent et assure les dépôts;
  • signe les chèques avec la présidente ou le président et s’assure d’avoir les résolutions pertinentes ou pièces justificatives selon le cas;
  • est la personne désignée au registre des entreprises et responsable de maintenir les informations à jour et d’apporter les modifications notamment suite à l’assemblée générale des membres;
  • fait la tenue du livre comptable et de tous les budgets adjacents;
  • prépare les prévisions budgétaires et les états financiers de la Société.

Administratrices, administrateurs

  • apportent soutien, suggestions, initiatives, réalisations au C.A. et font le suivi des dossiers qui leur sont attribués;
  • font le suivi pour le renouvellement de la cotisation;
  • font la publicité;
  • élaborent des projets;
  • planifient le programme d’activités annuelles : conférences, lieux, heures, prix, etc.
  • entretiennent le site web.

Article 21 : Comité

Le conseil d’administration peut s’adjoindre des comités pour s’assurer du bon fonctionnement de la Société.

Toute dépense supplémentaire au budget alloué annuellement au comité par le conseil d’administration doit être préalablement approuvée par le Conseil d’administration.

Le contenu et le format des activités d’un comité doivent être préalablement approuvés par le Conseil d’administration.

Lorsqu’il n’y a pas de membre du Conseil d’administration sur un comité, un représentant de ce comité doit faire un compte-rendu de l’activité avant la tenue de la prochaine réunion du conseil d’administration.

Un représentant de chaque comité doit faire un compte-rendu de l’activité avant la tenue de la prochaine réunion du conseil d’administration.

Article 22 : Rémunération

Les administratrices et administrateurs, officières et officiers de la Société ne sont pas rémunérés. Ils ont cependant le droit au remboursement des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions, selon les normes établies par le conseil d’administration.

DISPOSITIONS FINALES

Article 23 : Année financière

L’année financière de la Société débute le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année.

Article 24 : Rapport financier

Les états financiers de la Société, préparés par la trésorière ou le trésorier, sont adoptés par le conseil d’administration puis soumis, pour approbation, à l’assemblée générale annuelle des membres.

Article 25 : Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Société sont préalablement approuvés par le conseil d’administration et signés ensuite par les officières et officiers désignés à cette fin.

**********

Lu et approuvé le 14 octobre 1995.

Articles #19 et #20 amendés le 2 octobre 1997.

Modifications apportées aux articles 3, 11, 12, 13, 15, 17, 19 et 20,  lues et approuvées à l’assemblée générale du 01 février 2004.

Amendement à l’article #9, lu et approuvé à l’assemblée générale du 03 février 2008.

Amendements relatifs aux articles 11 et 13 ainsi qu’à la manifestation explicite des femmes dans le texte votés par l’assemblée générale, le dimanche 5 février 2012; version amendée, adoptée le 3 février 2013.

Article 6 renommé Article 18b, modifications aux articles 10, 13, 17, 20, ajout de l’article 20a, lues et approuvées à l’assemblée générale du samedi 4 février 2017.

Article 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18a, 18b, 19, 20, 21, 22, 23, 24  renommé Article 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25. Modification aux articles 1, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 15, 17 et 20 lues et approuvés par l’assemblée générale, le dimanche 4 février 2024.