Règlements généraux

Version amendée, adoptée par l’Assemblée générale des membres, le 3 février 2013.

Les règlements généraux concernent le fonctionnement de la Société d’horticulture de Saint-Apollinaire, incorporée en vertu des dispositions de la Loi sur les sociétés d’horticulture  (Lois refondues du Québec, 1977, chapitre S-27).

L’avis de formation de ladite société a été déposé au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales, sous le matricule 1145006251, le 29 août 1995.

Cette date constitue la date officielle de la formation de la Société.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 01 :    Dénomination sociale

La dénomination sociale de la corporation est :

La SOCIÉTÉ D’HORTICULTURE DE SAINT-APOLLINAIRE, ci-après appelée : la Société.

Article 02 :    Objet

L’objet de la Société est de regrouper les personnes intéressées à promouvoir l’horticulture et la protection de l’environnement et ainsi :

  • améliorer leurs connaissances en horticulture et en écologie;
  • contribuer à l’amélioration et à la protection de l’environnement.

Article 03 :    Siège social

Le siège social de la Société est situé à l’adresse  C.P. 3003, Saint-Apollinaire, Qc, G0S 2E0.

Il peut être établi à toute autre adresse déterminée par le conseil d’administration de la Société.

Article 04 :    Membres

La Société compte deux (2) catégories de membres, soit les membres actifs et les membres honoraires.

Les membres actifs sont les personnes qui acquittent leur cotisation annuelle;
Les membres honoraires sont les individus, organismes ou corporations que la Société veut honorer pour services rendus ou toute autre considération. Ils ne paient pas de cotisation annuelle.

Article 05 :    Cotisation annuelle

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le conseil d’administration et payable à la date fixée par ce dernier.

Article 06 :    Démission

La démission d’un membre doit être signifiée par écrit à la secrétaire ou au secrétaire de la Société. Elle prend effet à la date de la réception par la secrétaire ou le secrétaire ou à la date précisée dans ledit avis.

Article 07 :    Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements de la Société ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la Société.

Avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit lui donner la possibilité de se faire entendre.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

Article 08 :    Composition

L’assemblée des membres est composée des membres de la Société.

Article 09 :    Vote

Le vote est pris selon les règles suivantes :

  • chaque membre actif a droit à un vote;
  • le vote par procuration n’est pas autorisé;
  • le vote se prend à main levée, sauf s’il y a demande d’un vote secret par un membre de l’assemblée;
  • en cas d’égalité des voix, la présidente ou le président de la Société a droit à un vote prépondérant;
  • les membres honoraires ont le droit de parole, mais pas le droit de vote.

Article 10 :    Quorum

Le quorum est de 20% du nombre de membres actifs de la Société.

Article 11 :    Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle de la Société est tenue en février de chaque année. (S.R.1964,c.114,a,7).

L’avis de convocation signé par la présidente ou le président ou bien la ou le secrétaire, doit être envoyé par courriel, au moins dix (10) jours avant la date de ladite assemblée. Il est envoyé par la poste aux membres qui n’ont pas de courrier électronique. L’assemblée doit être annoncée dans des journaux locaux.

Article 12 :    Pouvoirs de l’assemblée générale des membres

L’assemblée des membres a le pouvoir :

  • d’élire les membres du conseil d’administration qui nommera les officières et officiers parmi les administratrices et administrateurs;
  • d’approuver les états financiers;
  • d’approuver les règlements et leurs amendements;
  • d’approuver les politiques et les orientations de la Société.

Article 13 :    Assemblée générale spéciale

L’assemblée générale spéciale a pour but de traiter d’un sujet spécifique touchant les affaires de la Société.

Elle est convoquée, par la secrétaire ou le secrétaire, à la demande du conseil d’administration ou d’au moins 20% des membres actifs de la Société.

Au moins dix (10) jours avant la date de ladite assemblée, l’avis de convocation est expédié aux membres par courriel, à l’exception des membres qui n’ont pas de courrier électronique, à qui l’avis de convocation est expédié par la poste.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 14 :    Composition

Le conseil d’administration est composé de sept (7) administratrices et administrateurs élus par les membres actifs lors de l’assemblée générale annuelle.  Les administratrices et administrateurs doivent être majeurs et membres actifs de la Société.

Article 15 :    Durée du mandat

La durée du mandat des administratrices et administrateurs est de deux années. Quatre postes sont en élection une année et trois, l’année suivante.

Article 16 :    Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration a le pouvoir :

  • d’administrer les affaires de la Société;
  • d’approuver les politiques de fonctionnement;
  • d’approuver les prévisions budgétaires.

Article 17 :    Assemblée du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit à la fréquence déterminée par les administratrices et administrateurs ou à la demande de la présidente ou du président.

Lors d’une réunion du conseil d’administration, la date de la prochaine réunion est déterminée.  Les membres absents sont avisés par téléphone dans les jours suivant la réunion.

Le quorum est de quatre (4) administratrices et administrateurs.

Article 18 :    Vacance

Toute vacance au sein du conseil d’administration peut être comblée par les autres administratrices et administrateurs.  L’administratrice ou administrateur ainsi nommé termine le mandat de son prédécesseur ou sa prédécesseure.

Article 19 :    Officières et officiers

Les officières et officiers de la Société sont nommés parmi les membres élus du conseil d’administration. Ce sont : la présidente ou le président, la vice-présidente ou le vice-président, la ou le secrétaire et la trésorière ou le trésorier.

Article 20 :    Fonctions des officières et officiers

Les officières et officiers de la Société exercent les fonctions suivantes.

Présidente ou président

  • convoque et préside l’assemblée générale annuelle et les réunions du C.A.;
  • s’assure du suivi de tous les dossiers en cours;
  • représente la Société auprès de la FSHEQ;
  • fait le suivi du courrier pour informer toutes les personnes concernées;
  • prépare les ordres du jour de toutes les réunions;
  • répartit les tâches entre des membres du C.A.;
  • signe, avec la trésorière ou le trésorier, les chèques et autres effets de commerce de la Société.

Vice-présidente ou vice-président

remplace la présidente ou le président en son absence.

Secrétaire

  • assure le suivi de la correspondance de la Société;
  • rédige les comptes rendus des réunions et tient à jour les résolutions;
  • assure les archives de la Société.

Trésorière ou trésorier

  • reçoit l’argent et assure les dépôts;
  • signe les chèques avec la présidente ou le président et s’assure d’avoir les résolutions pertinentes;
  • fait la tenue du livre comptable et de tous les budgets adjacents;
  • prépare les prévisions budgétaires et les états financiers de la Société.

Administratrices, administrateurs

  • apportent soutien, suggestions, initiatives, réalisations au C.A. et font le suivi des dossiers qui leur sont attribués;
  • préparent et rédigent le bulletin de la Société, L’Amélanchier;
  • font le suivi pour le renouvellement de la cotisation;
  • font la publicité;
  • élaborent des projets;
  • planifient le programme d’activités annuel : conférences, lieux, heures, prix, etc.
  • entretiennent le site web.

Article 21 :    Rémunération

Les administratrices et administrateurs, officières et officiers de la Société ne sont pas rémunérés. Ils ont cependant le droit au remboursement des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions, selon les normes établies par le conseil d’administration.

DISPOSITIONS FINALES

Article 22 :    Année financière

L’année financière de la Société débute le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année.

Article 23 :    Rapport financier

Les états financiers de la Société, préparés par la trésorière ou le trésorier, sont adoptés par le conseil d’administration puis soumis, pour approbation, à l’assemblée générale annuelle des membres.

Article 24 :    Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Société sont préalablement approuvés par le conseil d’administration et signés ensuite par les officières et officiers désignés à cette fin.

*************

Lu et approuvé le 14 octobre 1995.

Articles #19 et #20 amendés le 2 octobre 1997.

Modifications apportées aux articles 3, 11, 12, 13, 15, 17, 19 et 20,  lues et approuvées à l’assemblée générale du 01 février 2004.

Amendement à l’article #9, lu et approuvé à l’assemblée générale du 03 février 2008.

Amendements relatifs aux articles 11 et 13 ainsi qu’à la manifestation explicite des femmes dans le texte, votés par l’assemblée générale, le dimanche 5 février 2012; version amendée, adoptée le 3 février 2013.

Télécharger les règlements généraux (PDF)